海运托运订舱的业务流程

1、出口企业，即货主在货、证齐备后，填制订舱委托书，随附商业发票、装箱单等其他必要单据，委托货代代为订舱。有时还委托其代理报关，及货物储运等事宜；

2、货代接受订舱委托书后，缮制集装箱货物托运单，随同相关单据向船公司办理订舱；

3、船公司根据具体情况，如接受订舱则在托运单的几联单据上编上与提单号码一致的编号填上船名、航次，并签署，即表示已确认托运人的订舱，同时把配舱回单、装货单（SHIPPING ORDE，S/O）等与托运人有关的单据还给托运人，托运订舱的业务流程；

4、托运人持船公司签署S/O，填制出口货物报关单、商业发票、装箱单等连同其他有关的出口单证向海关办理货物出口报关手续；

5、海关根据有关规定对出口货物进行查验，如同意出口，则S/O上盖放行章，并将S/O退还给托运人；

6、托运人持海关盖章的由船公司签署的S/O要求船长装货；

7、装货后，由船上的大副签署大副收据（MATE‘S RECEIPT M/R）交给托运人；

8、托运人持M/R，向船公司换取正本已装船提单；

9、船公司凭M/R，签发正本提单并交给托运人凭以结汇。

•ATTN

•（1）货主与货代建立委托代理关系，即以统一的托运人身份出现，但此“托运人”概念与运输单据中的托运人不一样，后者是指出口方，即信用证的受益人。

•（2）除了上述程序外，在货物装船后，托运人应及时向国外收货人发出“装船通知”（shipping advice），以便对方准备付款赎单、办理进口报关和接货手续。如CFR和FOB合同由买方自办保险，则及时发出装运通知尤为重要。

02

办理出口托运手续

出口货物托运：是出口单位通过外运公司或其它有权受理对外货运业务的单位办理海、陆、空等出口货物的运输。

1．缮制发票、箱单

商业发票（是出口单据的中心）

箱单（装货单、重量单、尺码单）：是发票的附属单据。

2、出口货物托运单

出口公司委托对外货物运输部门或受理对外货运代理业务的单位办理海陆空的出口运输业务。托运时，出口公司需提供出口货物托运单或出口货物明细单。

3、获取装货单（SHIPPING ORDER，S/O）海运出口货物托运单是在以前的装货单或收货单即大副收据的基础上发展而成的一种多功能单据，一般一套12联或8联。

装货单即托运单的“配舱回单”联，俗称“下货纸”，是办理托运后，运输公司表示已接受委托承载的证明，并告知船名及航次。

03

托运单据的种类

1、订舱委托书(shipping note)

它是出口企业和货代之间委托代理关系的证明文件。(又称出口货物明细单、出口货物订舱单)

+随附单据:提货单(出仓单)、商业发票、装箱单、出口货物报关单、外汇核销单等。

<电子托运单>:网上订舱平台

2、托运单(booking note)

•托运单(BOOKING NOTE)是指由托运人根据买卖合同和信用证的有关内容向承运人或其代理人办理货物运输的书面凭证。经承运人或其代理人对该单据签认，表示其已接受托运，即承运人和托运人运输合同关系即告建立。虽然不是出口结汇的正式单据，但由于它是日后制作提单的主要资料，因此比较重要。

托运单/出口货物明细单是办理托运的凭证，是缮制提单的主要背景资料，是船公司制作提单的依据，尽管它不直接影响收汇，但若缮制错漏、延误等，就会影响其他结汇单据的正确缮制和快速流转，从而影响安全收汇。

货代接受出口企业的订舱委托后即须缮制货物托运单，这是外运机构向船公司订舱配载的依据。一式多份，分别用于货主留底、船代留底、运费通知、装货单、交纳出口货物港务费申请书、场站收据、货代留底、配舱回单、场站收据副本（大副联）等。

其中比较重要的单据有

（1）装货单shipping order, S/O)

◆又称关单、下货纸，是船公司或其代理签发给货运托运人的一种通知船方装货的凭证，船公司收到托运单后根据船舶配载规则，结合货物和具体航线、港口的情况，安排船只和舱位然后签发S/O表示船公司接受这批货物的承运。S/O一经签发，承运托运双方即受其约束。

◆同时托运人凭船公司签章的S/O要求船长将货物装船之前，还需先到海关办理货物装船出口的报关手续，经海关查验后，在S/O上加盖海关放行章，表示该票货物已允许装船出口，才能要求船长装货，这就是装货单习称关单的由来。

（2）场站收据副本mate’s receipt, M/R

◆场站收据副本即传统的收货单，它是船方收到货物的凭证，在货物装船后由大副签署后退还给托运人，故又称大副收据。托运人凭此向船公司换取正本已装船提单。

◆如装船时，船方发现货物包装不良或有其他残损等缺陷，即在M/R上作各种批注，这些批注将全部转移到提单上，就成为不清洁提单，托运人不能凭有批注的收货单换取清洁提单，除非向船公司出具保函。

04

订舱委托书的制作

1.发货人（Shipper）——填写信用证上的受益人名称（一般为出口公司）

2.收货人（Consignee）——填写信用证规定的提单收货人。

+记名收货人

+不记名收货人

+指示收货人（To order 或To the order of xx）指示收货人在托运单收货人抬头栏目中填写“凭指示或凭某某人的指示”（To the order of xx）的字样，不标明具体收货人的名称、地址。该种收货人抬头的提单可以背书转让，因此，在国际贸易中使用较为广泛。

3．被通知人（Notify）——填写信用证规定的提单通知人。

◆被通知人是指货到目的港及时接受船方发出到货通知的人，其职责是及时转告真实收货人接货。在国际贸易中，被通知人有时是买方本人，有时也可能是其代理人。注意被通知人的填写必须严格按照信用证规定的提单通知人。

◆在托收条件下，收货人栏目空白抬头，被通知人栏目填写买方的名称和地址。

4.货物名称（Description of Goods）——托运单上的货物名称一般只写统称。规格、品号、尺码无须具体列出。但出口同时两笔不同性质的货物名称，则应分别填写，而不允许仅填写其中一类的商品。货物分类的标准应尽量规范，具体可参照“海关合作理事会分类目录”（OCCN分类法）、“商品分类和编码协调制度”（H、S分类法），对商品的有关分类来制单，按列明货物计价，使货名尽可能合理。

5.包装件数（Number of Package）——填写货物的外包装的数量。如：10 cartons

不同包装单位：总称写+++packages

6. 数量（Quantity）——托运单上的数量，单价、总价按货物的实际最大包装的件数填制：如出口货物的包装材料不同或同一批出运的货物有若干种，每种包装方式和材料不同，应先填写每种货物最大包装件数。然后统计总件数。例如，100纸箱，50麻袋，总计150纸箱，麻袋。

7. 特殊条款

◆对运输单据内容要求——B/L须显示信用证号码

◆对承运人运输要求——须在香港中转

◆要求外运机构提供其他议付单据——出具船龄证明等

◆配船指示

05

托运单的缮制

托运人 SHIPPER/CONSIGNOR 

填出口企业的名称和地址，若由外贸运输公司代理货主租船订舱的，则填该外运公司的名称

2.收货人 CONSIGNEE 

A.在信用证方式下 按信用证的规定填写 一般有两种表示方法

①记名收货人：直接将名称、地址表示出来，此收货人常是合同买方。此单不可直接转让故不常用

②指示收货人：

空白指示（不记名指示）：填“TO ORDER”，单据的持有人可自由转让单据

记名指示：填“TO ORDER OF ××”，记名人有权控制和转让单据指示收货人则可通过背书进行转让，补充了记名收货人的缺陷，但给船方通知货方提货带来了不便，对此，被通知人栏作补充。

B.在托收方式下：一般填TO ORDER 或空白不填

3.被通知人（NOTIFY PARTY）要求填写详细名称和地址。信用证方式下；按规定填写，托收方式下，填写买方名称和地址

4.托运单编号 NO. 一般填写发票号码，信用证若有规定，则按信用证的规定填写。

5.目的港(PORT OF DESTINATION/DISCHARGE)

即最终目的港，一般按信用证的规定填写，若是内陆城市，应填写货物卸下最后一艘海轮时的港口名称。注意不能用国名或地名代替，若遇重名港口，应加注国名或地名。

6.标记及号码(MARKS &NO.)

若信用证给定,则按规定填写，若未规定,一般由卖方自行设计，若无唛头，则应注明“N/M”。若信用证规定了唛头为ABC/NEWYORK/NO.1-UP，则可使用ABC NEWYORK NO.1-UP

7.货物说明(DESCRIPTION OF GOODS)

填写大类名称或统称，不同种类的商品应分别填写

8.数量(QUANTITY)按最大包装的件数填写。若货物的包装方式和材料不同，则填每种货物的最大包装件数，如20个托盘，10个集装袋，25个板条箱，合计55件。

9.重量(WEIGHT)

分为G/ W、N/ W 计量单位为千克(KGS)。若一次装运的货物有几种不同的包装材料或者是完全不同的货物，则应分别计算并填写每种货物的毛净重，然后合计。

10.尺码(MEASUREMENT)整批货的体积总数，计量单位为立方米(M3或CBM)。

11.运费付款方式一般不显示具体运费根据合同中的价格术语填写“运费到付(FREIGHT COLLECT)”或“运费预付(FREIGHT PREPAID/PAID)”若填了FREIGHT PREPAID/PAID)则在PREPAID AT栏内填装运港的名称，若填了FREIGHT COLLECT，则在COLLECT AT栏内填目的港的名称。

12.分批装运、转船(PARTIAL SHIPMENT，TRANSSHIPMENT)按信用证的规定 填写允许或不允许。

13.装运期、有效期(DATE OF SHIPMENT / EXPIRY)按信用证的规定分别填写，有效期可不填。14.制单日期与发票日期一致

15.提单正/副本份数 NO.S OF ORIGINAL B(s)/L 

用阿拉伯数字表示 一般为“3”

16.货物的交接方式 (散货运输不填)

整箱交接----FCL/FCL

整箱接、拼箱交----FCL/LCL

拼箱接、整箱交----LCL/FCL

拼箱交接----LCL/LCL

整箱货是在海关监督下由货主在自己仓库或工厂自行将货物装箱并加铅封，然后运交承运人一般都送到堆场。拼箱货适用于小票货物，货主将货交承运人，由承运人或其代理人根据货物的流向、性质和重量将分属于不同货主的货物拼装在一个集装箱内而发运，一般送到集散站。

17.货物种类(TYPE OF GOODS)

有普通货、冷藏货、液体、散货等

18.特殊条款

L/C、S/C 有关运输方面的特殊要求，配货要求等，如货物不能倒置、立即装运。

19.其它：由船方填写

20.签字：出口企业盖章，经办人签字